Chi avrebbe mai pensato di dover organizzare un evento?

Io mai, o, almeno, mai prima del 7 Maggio.

Che è successo il 7 Maggio??

Era un Martedì e il Direttore del Parco Regionale dei Castelli Romani ha voluto incontrare noi volontarie del progetto “Cammini & Transumanza: camminare per conoscere” e i nostri OLP Emanuele e Sandra.

Emanuela Angelone, il Direttore del Parco, ci ha comunicato di aver partecipato a un bando della Regione Lazio “Un Parco di Emozioni”, di aver presentato 6 bozze di eventi, tra cui uno intitolato “Sulle tracce della Transumanza”, e di averlo vinto.

Ci ha spiegato meglio che, risultando vincitore del bando, il Parco avrebbe ricevuto, per i 6 eventi, i fondi dell’Avviso Pubblico di ‘LazioCrea’ “Per le manifestazioni da realizzare nel territorio della Regione Lazio tra il 15 Marzo e il 30 Giugno 2024”.

In quel momento ci ha chiesto di occuparci, in toto, dell’evento che riguardava da vicino il nostro progetto SCU e intitolato “Un Parco di Emozioni – Sulle Tracce della Transumanza”.

Ad arrivare, il panico, ci ha messo un attimo.

“Non siamo all’altezza”, la prima cosa che ci è passata per la testa.

Abbiamo rivolto subito una domanda al Direttore:

–  “Quando si fa?”

–  “Il 22 Giugno, che dite? Il 15 sennò?”

–  “Va benissimo il 22 Giugno”.

Pensavamo che più la data fosse “lontana” nel tempo, più ci sarebbero state possibilità di riuscire a organizzare tutto.

Iniziamo ad ascoltare le idee che aveva il Direttore. Le nostre facce cominciano a non essere propriamente serene. Io prendevo appunti in modo frenetico: 10 stand, degustazione, escursione, spettacoli equestri, stornellatori, laboratori didattici ed educazione ambientale a tema Transumanza, contatti, nomi di persone a me sconosciute, informazioni su informazioni.

Ma…altra domanda fondamentale:

– “Dove? Dove si fa tutto ciò?”

(Pensando sempre in modo pessimistico: “ammesso che ce la faremo mai”).

Dovete scegliere tutto voi, dalla location, al percorso dell’escursione, a chi invitare, a cosa presentare…

Io iniziavo a non vedere l’ora di uscire da quella stanza. Elia pure.

Tutto mi sembrava esageratamente non alla nostra altezza, a tratti non di nostra competenza.

Non avremmo visto altro che il pc, la scrivania e l’ufficio.

Non avremmo fatto altro che chiamate, scritto mail, fatto check-list su check-list per provare a buttare giù idee.

Addio alla segnatura e alle uscite sul campo.

Qualcuno ci aiuterà. Ma chi?

Il Parco sta vivendo il quarantennale dalla sua istituzione. Ha eventi ogni settimana.

Gli OLP? Ah si, loro si! Aspetta però.. Loro sono Guardiaparco, non hanno mai organizzato eventi… Mamma mia, sono c**** nostri!

I primi giorni sono confusi.

Parliamo con tutti i nostri amici e conoscenti della novità, un bel po’ preoccupate.

“Dobbiamo organizzare un evento, boh. Come facciamo?”

Poi ci rassicuravamo pensando: “Dai, manca un mese e mezzo al 22 Giugno!”.

Così, abbiamo iniziato a prenderla non solo sul serio, ma come una sfida.

Iniziamo a chiarirci le idee su chi contattare; ci confrontiamo ancora con il Direttore Angelone sulla location da scegliere.

La location sembra esser decisa, ma eccolo un fulmine a ciel sereno:

L’EVENTO È ANTICIPATO A SABATO 8 GIUGNO.

See ciaoo, e ricominciano i pensieri negativi.

Mancano 20 giorni a quella data.

Siamo nei guai!

Inizia il “corri,corri”.

Poi riflettiamo sull’8 Giugno: data di votazioni elettorali.

Non solo la data anticipata, ma pure in un giorno dove in tanti saranno impegnati!

OH-MIO-DIO, 8 Giugno hai detto?

Sara, Sara dell’Ufficio Promozioni del Parco, sarà in ferie. Non potremo contare sul suo aiuto e sulla sua presenza, quando nel Parco è sempre in prima linea nella gestione degli eventi.

Dai, ci sarà Giusi, che non ci molla mai.

Giusi, la volontaria SCU dell’anno scorso, oggi guida AIGAE, è rimasta davvero legata al progetto del Cammino della Transumanza Laziale, non può mollarci proprio lei.

E, invece, altra assenza pesante.

Dopo Sara, anche Giusi. Quel weekend, infatti, ha già accettato di lavorare per un progetto molto interessante per la sua carriera.

Abbiamo collezionato due assenze pesanti, ma giustificate in pieno.

Dobbiamo farcene una ragione.

Quindi… Siamo io, Elia, Manu, e Sandra, con la supervisione del Direttore del Parco.

Gli altri volontari SCU Veronica e Pietro hanno il loro da fare, ma se stiamo in difficoltà ci facciamo aiutare anche da loro.

Non abbiamo scuse.

Con l’autodisciplina e la rigidità che mi caratterizza mi sono detta:“A testa bassa e a lavorare! Un evento non si organizza da solo. Sarà un’esperienza, di vita, formativa. Dovremo pensare a tantissimi aspetti organizzativi, ma perché non dovremmo farcela?”.

Con Elia abbiamo accettato la sfida, ci abbiamo messo qualche giorno, ma poi abbiamo carburato e iniziato a essere produttive e sul pezzo.

Io, lei, Emanuele e Sandra. Ecco le nostre forze.

– Affitto degli stand in Regione Lazio. Ok.

– “Le sedie dove le prendiamo? Affittiamo anche quelle?”

“No, le prendiamo dalla sede del Parco”.

– Servono casse e microfono per la presentazione del Cammino, e… una prolunga di almeno 50 mt, e… una riduzione stile quelle da camper o da molo.

Già troppe cose eh.

Dobbiamo far sopralluogo presso la location scelta e parlare con i padroni di casa.

Capire dove metteremo gli stand del… “Villaggio della Transumanza”.

– “Ti piace come nome?”

– “Si, ma meglio: “Villaggio di Transumanza”.

– “Ah, ok”.

Tutto quello che ci è passato per la testa, le soluzioni, le alternative, le idee accantonate, il pensarci anche di notte, ve lo risparmiamo.

L’8 si avvicina.

La locandina di Veronica è pronta.

Pietro ci dà la sua disponibilità per essere con noi tutta la giornata dell’evento.

Compriamo quello che manca, proviamo quello che serve, andiamo alla tipografia più e più volte. La sfida nella sfida era, infatti, riuscire a fare stampare tutto il materiale che avevamo in mente di presentare all’evento.

La giornata si sarebbe svolta così: vedi la locandina.